1. ที่มาและเหตุผล
หน่วยงานมีความจำเป็นต้องใช้ระบบกลางสำหรับบริหารครุภัณฑ์ วัสดุ และงานบริการภายใน เพื่อให้การใช้งานจริงเป็นมาตรฐานเดียวกันและตรวจสอบย้อนหลังได้
- ลดการใช้เอกสารกระดาษและการประสานงานแบบกระจัดกระจาย
- ทำให้ข้อมูลครุภัณฑ์ การยืม-คืน และการแจ้งซ่อมเชื่อมโยงถึงกันในระบบเดียว
- เพิ่มความรวดเร็วในการติดตามสถานะงานและตรวจสอบประวัติย้อนหลัง
2. ขอบเขตการใช้งานที่พร้อมให้บริการ
ระบบพร้อมสำหรับการใช้งานจริงในขอบเขตหลักต่อไปนี้
| โมดูล |
ขอบเขตที่พร้อมใช้งาน |
| ครุภัณฑ์ |
จัดเก็บข้อมูลหลัก รูปภาพ ประวัติการแก้ไข และประวัติแจ้งซ่อม |
| ยืม-คืน |
ยื่นคำขอ อนุมัติคำขอยืม ยืนยันรับคืน และติดตามประวัติ |
| วัสดุ |
ยื่นคำขอเบิก อนุมัติรายการ และติดตามประวัติการเบิก |
| แจ้งซ่อม |
ส่งคำขอแนบไฟล์ อัปเดตสถานะ และบันทึกหมายเหตุ/วิธีแก้ไข |
| Portal และคู่มือ |
หน้าเริ่มต้นสำหรับผู้ใช้งาน และเอกสารประกอบการใช้งาน |
3. ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ
- ผู้ใช้งานทั่วไปเข้าถึงบริการผ่าน portal เดียว ลดความสับสนในการเลือกหน้าใช้งาน
- ผู้ดูแลระบบตรวจคำขอและติดตามงานค้างได้จาก dashboard กลาง
- มีประวัติการดำเนินการและการแจ้งซ่อมรายครุภัณฑ์ ช่วยให้ตรวจสอบย้อนหลังได้ชัดเจน
- สามารถเปิด-ปิดโมดูลตามความพร้อมของหน่วยงานโดยไม่ต้องแก้ route หลักทุกครั้ง
- มีเอกสารคู่มือและ runbook รองรับการส่งมอบและดูแลต่อเนื่อง
4. สถานะความพร้อมของระบบ
ระบบผ่านการปรับปรุงทั้งด้าน workflow, UI, security hardening และการทดสอบ flow สำคัญแล้วในระดับที่พร้อมเสนอให้ใช้งานจริง
- ทดสอบ flow สำคัญ เช่น เพิ่มครุภัณฑ์ อนุมัติยืม ยืนยันรับคืน เพิ่มวัสดุ และแจ้งซ่อมพร้อมแนบไฟล์แล้ว
- ปรับ UI ฝั่ง admin และ user ให้เป็น design language เดียวกันมากขึ้น
- แก้ปัญหา session role และ navbar เพื่อให้แสดงเมนูถูกต้องตามบทบาท
- ย้าย secrets ออกจาก web root และเพิ่มมาตรการ CSRF/session hardening
5. ประเด็นกำกับดูแลและความมั่นคงปลอดภัย
- ใช้ Google account สำหรับยืนยันตัวตนของผู้ใช้งานและแอดมิน
- แยกสิทธิ์แอดมินและผู้ใช้งานทั่วไปอย่างชัดเจน
- มีการจำกัดไฟล์แนบ ตรวจ MIME และกำหนดนโยบายการเข้าถึงไฟล์สำคัญ
- มี runbook สำหรับ deployment, rollback และ security checks
หมายเหตุ
- หลังอนุมัติใช้งาน ควรกำหนดเจ้าของระบบและผู้รับผิดชอบด้านข้อมูลอย่างเป็นทางการ
- ควรมีรอบทบทวนสิทธิ์บัญชีแอดมินและการ rotate credentials อย่างน้อยตามรอบปีงบประมาณหรือรอบที่หน่วยงานกำหนด
6. ข้อเสนอเพื่อพิจารณาอนุมัติ
เสนอให้ที่ประชุมมีมติเห็นชอบการใช้งานระบบ IST Asset Plus ในระดับหน่วยงาน พร้อมกรอบดำเนินการหลังอนุมัติ
- อนุมัติให้ใช้ระบบ IST Asset Plus เป็นช่องทางหลักสำหรับการจัดการครุภัณฑ์ วัสดุ การยืม-คืน และการแจ้งซ่อม
- มอบหมายผู้รับผิดชอบหลักของระบบในเชิงงานธุรการ/พัสดุ และผู้รับผิดชอบด้านเทคนิค
- กำหนดวันเริ่มใช้งานจริง และประชาสัมพันธ์ portal ให้แก่ผู้ใช้งานทุกกลุ่ม
- รับรองให้ใช้คู่มือฉบับเต็มและ runbook เป็นเอกสารอ้างอิงกลางของระบบ