คู่มือการใช้งานระบบ IST Asset Plus

1. ภาพรวมและวัตถุประสงค์ของระบบ

IST Asset Plus ใช้สำหรับบริหารครุภัณฑ์ วัสดุ การยืม-คืน และการแจ้งซ่อม ภายในหน่วยงาน โดยรวมจุดเข้าใช้งานและ workflow หลักไว้ในระบบเดียว

ระบบแยกการใช้งานออกเป็น 2 กลุ่มหลัก คือ ผู้ใช้งานทั่วไปที่ยืมอุปกรณ์ เบิกวัสดุ และแจ้งซ่อม กับผู้ดูแลระบบที่ตรวจสอบคำขอ อัปเดตสถานะ และบริหารข้อมูลหลังบ้าน

หน้าเริ่มต้นของระบบที่ /istap/ ถูกปรับให้เป็น portal เพื่อช่วยลดความสับสนในการเข้าระบบ และทำให้สามารถส่งลิงก์ที่ถูกต้องให้ผู้ใช้งานแต่ละกลุ่มได้ง่ายขึ้น

• บริหารครุภัณฑ์พร้อมรูปภาพ เลขครุภัณฑ์ ซีเรียลนัมเบอร์ สถานที่ และผู้รับผิดชอบ
• รองรับการยืม-คืนครุภัณฑ์ทั้งจากรายการและจากการสแกน QR
• รองรับการเบิกวัสดุตาม workflow เดิมของระบบ พร้อมประวัติการเบิก
• รองรับการแจ้งซ่อม ติดตามสถานะ และแสดงหมายเหตุหรือวิธีแก้ไขจากแอดมิน
• มี dashboard สำหรับผู้ดูแลระบบ ใช้ติดตามงานค้างและเปิด-ปิดการใช้งานแต่ละโมดูล

2. บทบาทผู้ใช้งานและสิทธิ์การเข้าถึง

ระบบใช้การเข้าสู่ระบบด้วย Google และแยกสิทธิ์ตามประเภทบัญชีที่ใช้งานจริง

• ผู้ใช้งานทั่วไป: เข้าระบบผ่าน Google เพื่อยืมอุปกรณ์ เบิกวัสดุ แจ้งซ่อม และติดตามประวัติของตนเอง
• ผู้ดูแลระบบ: เข้าระบบผ่าน Google ฝั่ง admin และต้องเป็นบัญชีที่ได้รับอนุมัติในระบบแอดมิน
• Super Admin: มีสิทธิ์เพิ่มเติมในบางหน้าบริหาร เช่น จัดการ whitelist หรือจัดการ admin users

3. การเริ่มต้นใช้งานจากหน้า Portal

หน้า /istap/ ทำหน้าที่เป็นจุดเข้าใช้งานกลางของระบบ

1. เปิดหน้า /istap/ เพื่อเลือกบทบาทหรือเส้นทางใช้งานที่ตรงกับงานของตน
2. กดเข้าใช้งานทั่วไป หากต้องการยืมอุปกรณ์ เบิกวัสดุ หรือแจ้งซ่อม
3. กดเข้า Dashboard หรือเข้าสู่ระบบแอดมิน หากเป็นเจ้าหน้าที่ผู้ดูแลระบบ
4. ใช้ปุ่มคู่มือการใช้งานหรือเอกสารเสนอที่ประชุม เพื่อเปิดเอกสารประกอบงานได้ทันที

4. คู่มือผู้ใช้งานทั่วไป: การยืมครุภัณฑ์

ผู้ใช้งานสามารถเลือกยืมจากรายการครุภัณฑ์ที่เปิดให้ยืม หรือเริ่มจากการสแกน QR

1. เปิดหน้า /istap/borrow_assets.php เพื่อดูรายการครุภัณฑ์ที่เปิดให้ยืม
2. ใช้ช่องค้นหาแบบ autocomplete เพื่อกรองตามชื่อครุภัณฑ์ เลขครุภัณฑ์ หรือสถานะการยืม
3. กดปุ่มยืมรายการนี้ ระบบจะพาไปที่ /istap/borrow_form.php พร้อม asset_id ของรายการนั้น
4. ตรวจสอบข้อมูลผู้ยืมและข้อมูลครุภัณฑ์ จากนั้นยืนยันการส่งคำขอยืม
5. ติดตามสถานะคำขอจากหน้าโปรไฟล์ของฉัน เมื่อแอดมินอนุมัติแล้วสถานะจะเปลี่ยนเป็นกำลังยืม

5. คู่มือผู้ใช้งานทั่วไป: การขอคืนครุภัณฑ์

การคืนครุภัณฑ์เริ่มจากหน้าโปรไฟล์หรือ flow ที่เกี่ยวข้องกับรายการที่กำลังยืมอยู่

1. เปิดหน้า /istap/profile.php เพื่อตรวจสอบประวัติการยืมของตนเอง
2. ค้นหารายการที่มีสถานะกำลังยืม แล้วกดปุ่มขอคืน
3. ระบบจะส่งคำขอคืนให้แอดมินตรวจสอบ
4. หลังแอดมินยืนยันรับคืน สถานะจะเปลี่ยนเป็นคืนแล้ว และสามารถดูวันเวลารับคืนได้จากประวัติ

6. คู่มือผู้ใช้งานทั่วไป: การเบิกวัสดุ

ผู้ใช้งานสามารถเบิกวัสดุผ่านหน้าแบบฟอร์มหรือผ่านการสแกน ตามโมดูลที่เปิดใช้งานอยู่ในระบบ

• โมดูลเบิกวัสดุสามารถถูกเปิดหรือปิดได้จาก dashboard ฝั่งแอดมิน
• ถ้าโมดูลถูกปิด ผู้ใช้งานจะถูกบล็อกจาก route ที่เกี่ยวข้องโดยตรง ไม่ใช่เพียงแค่ซ่อนปุ่ม

1. เปิดหน้า /istap/supplies_borrow_form.php หรือ /istap/scan_supplies.php
2. เลือกวัสดุ ระบุจำนวน และตรวจสอบรายการในหน้าทบทวนก่อนบันทึก
3. ยืนยันการส่งคำขอเบิกวัสดุ
4. ติดตามผลจากหน้า /istap/supplies_borrow_history.php หรือจากหน้าโปรไฟล์

7. คู่มือผู้ใช้งานทั่วไป: การแจ้งซ่อมและติดตามงานซ่อม

ระบบรองรับการแจ้งซ่อมครุภัณฑ์พร้อมไฟล์แนบ และแสดงประวัติสถานะรวมถึงหมายเหตุจากแอดมิน

1. เปิดหน้า /istap/repairs/report_repair.php แล้วเลือกครุภัณฑ์ที่ต้องการแจ้งซ่อม
2. กรอกหัวข้อ ปัญหาที่พบ สถานที่ และแนบไฟล์ภาพหรือ PDF ได้ตามประเภทที่ระบบอนุญาต
3. บันทึกคำขอแจ้งซ่อม ระบบจะส่งอีเมลแจ้งทั้งผู้แจ้งและแอดมิน พร้อมข้อมูลเลขครุภัณฑ์และซีเรียลนัมเบอร์ถ้ามี
4. เปิดหน้า /istap/repairs/my_repairs.php เพื่อติดตามสถานะ และดูหมายเหตุหรือการแก้ไขจากแอดมินในแต่ละขั้นตอน

8. คู่มือผู้ดูแลระบบ: Dashboard และการควบคุมโมดูล

หน้า dashboard ฝั่งแอดมินเป็นศูนย์กลางสำหรับติดตามงานค้าง ลิงก์สำคัญ และการเปิด-ปิดโมดูล

1. เข้าสู่หน้า /istap/admin/dashboard.php หลังล็อกอินแอดมินสำเร็จ
2. ตรวจสอบสรุปคำขอยืม คำขอคืน งานซ่อม และรายการที่ยังไม่ตอบรับ
3. ใช้ส่วนลิงก์สำหรับผู้ใช้งานเพื่อ copy link ไปยังหน้ารายการครุภัณฑ์ที่เปิดให้ยืม หรือหน้า scan supplies
4. เปิดหรือปิดโมดูล ยืมอุปกรณ์ และ เบิกวัสดุ จากส่วนควบคุมด้านล่างของ dashboard

9. คู่มือผู้ดูแลระบบ: การจัดการครุภัณฑ์

หน้าจัดการครุภัณฑ์รองรับการเพิ่ม แก้ไข อัปโหลดรูปภาพ ตรวจเลขครุภัณฑ์ซ้ำ และส่งออกข้อมูล

• ระบบป้องกันเลขครุภัณฑ์ซ้ำทั้งตอนเพิ่มและแก้ไข โดยใช้กติกาเดียวกัน
• รองรับการ format asset code อัตโนมัติ และมี alert แจ้งผลลัพธ์หลังบันทึก
• ข้อมูลรูปภาพของครุภัณฑ์แสดงทั้งในหน้า detail และหน้า borrow assets

1. เปิดหน้า /istap/admin/assets/manage_assets.php เพื่อเพิ่มรายการครุภัณฑ์ใหม่หรือค้นหารายการเดิม
2. กรอกข้อมูลเลขครุภัณฑ์ ชื่อ ยี่ห้อ รุ่น ซีเรียลนัมเบอร์ สถานที่ และสถานะการเปิดให้ยืม
3. อัปโหลดหรือแก้ไขรูปภาพครุภัณฑ์จากหน้าจัดการหรือหน้าแก้ไขรายการ
4. ใช้หน้า /istap/admin/assets/asset_detail.php เพื่อตรวจประวัติการแก้ไขและประวัติการแจ้งซ่อมของครุภัณฑ์แต่ละชิ้น

10. คู่มือผู้ดูแลระบบ: การจัดการยืม-คืน

แอดมินสามารถอนุมัติคำขอยืม ยืนยันการรับคืน และตรวจประวัติรายการยืม-คืนจากหน้ากลาง

1. เปิดหน้า /istap/admin/borrows/manage_borrows.php
2. กรองรายการตามสถานะ เช่น รออนุมัติ กำลังยืม หรือคืนแล้ว
3. กดอนุมัติ ปฏิเสธ หรือยืนยันรับคืนตามรายการที่ต้องดำเนินการ
4. ใช้การส่งออก PDF หรือ Excel ตามตัวกรองเมื่อจำเป็น

11. คู่มือผู้ดูแลระบบ: การจัดการวัสดุและการแจ้งซ่อม

แอดมินมีหน้าจัดการวัสดุและหน้าจัดการแจ้งซ่อมแยกจากกัน แต่ใช้โทน UI เดียวกัน

• card บน dashboard จะแสดงจำนวนงานแจ้งซ่อมที่ยังไม่ได้ตอบรับ
• อีเมลแจ้งซ่อมทั้งฝั่ง user และ admin แสดงเลขครุภัณฑ์และซีเรียลนัมเบอร์เมื่อมีข้อมูล
• ประวัติการแจ้งซ่อมถูกแสดงทั้งในหน้า asset detail ฝั่ง user และ admin

1. เปิดหน้า /istap/admin/supplies/manage_supplies.php เพื่อเพิ่ม แก้ไข ส่งออก และตรวจข้อมูลวัสดุ
2. เปิดหน้า /istap/admin/supplies/withdraw_supplies.php หรือ supply withdraw logs เพื่อตรวจคำขอเบิกวัสดุ
3. เปิดหน้า /istap/admin/repairs/manage_repairs.php เพื่อตรวจรายการแจ้งซ่อมล่าสุดและอัปเดตสถานะ
4. เมื่ออัปเดตงานซ่อม ให้ใส่หมายเหตุหรือวิธีแก้ไขเพื่อให้ผู้ใช้เห็นความคืบหน้าในหน้า my repairs

12. แนวปฏิบัติด้านความปลอดภัยและการกำกับดูแล

ระบบผ่านการ harden ในหลายส่วน และมีข้อปฏิบัติที่ควรรักษาอย่างต่อเนื่อง

• ย้าย secrets ออกจาก web root แล้ว และ loader รองรับ env > external secret file > fail closed
• เพิ่ม CSRF protection ใน action สำคัญทั้งระบบ
• ตั้งค่า session cookie flags เช่น HttpOnly, Secure และ SameSite=Lax
• เพิ่ม .htaccess สำหรับป้องกันการเข้าถึงไฟล์สำคัญและโฟลเดอร์ uploads โดยตรง
• จำกัดชนิดไฟล์แนบงานซ่อมและตรวจ MIME จริงก่อนบันทึก

13. การสนับสนุน การตรวจสอบ และเอกสารอ้างอิง

ระบบมี runbook สำหรับ deploy, rollback และ security operations เพื่อรองรับการดูแลต่อเนื่อง

• เมื่อมีการเพิ่ม feature ใหม่ ควรอัปเดตทั้งคู่มือฉบับย่อ คู่มือฉบับเต็ม และเอกสารเสนอที่ประชุม
• ถ้าปรับ workflow สำคัญ เช่น การยืม การเบิก หรือการแจ้งซ่อม ควรทดสอบ browser flow บน production ทุกครั้ง